Marta Kopeć

radca prawny

Specjalizuję się w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Mocno wspieram przedsiębiorców w tworzeniu dobrych zakładów pracy, ale nie pozwalam na nieludzkie traktowanie pracowników.
[Więcej >>>]

W poprzednich wpisach z tej serii pisałam Ci o sposobach doręczania rozwiązania umowy o pracę pracownikowi pracującemu zdalnie, a także o tym, jak takie dokumenty podpisywać. W ostatnim wpisie brakowało opisu jednego podpisu – kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Uważam go za genialny wynalazek, choć ryzykowny. Użycie tego podpisu w celu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem pracującym zdalnie to według mnie idealne rozwiązanie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Są to po prostu dane w postaci elektronicznej, powiązane z konkretną osobą. Podpis ten musi być weryfikowany za pomocą certyfikatu. To jest ważna rzecz.

Żeby podpisanie wypowiedzenia czy dyscyplinarki było skuteczne, podpis musi być złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Istotne jest jeszcze, żeby certyfikat taki był wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, wpisanego do rejestru kwalifikowanych usług zaufania. Uważaj, bo takich dostawców jest obecnie jedynie 9.

W celu dochowania formy pisemnej wypowiedzenia czy dyscyplinarki podpis elektroniczny musi być:

  1. złożony na dokumencie elektronicznym (word/pdf);
  2. złożony w okresie ważności certyfikatu;
  3. zabezpieczony certyfikatem wydanym przez dostawcę wpisanego do rejestru.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – czy dla każdego?

I teraz ciekawostka – każdy ma możliwość skorzystania z takiego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Krajowa Izba Rozliczeniowa oferuje bowiem każdemu jednorazowy kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir.

Minusem tej formy jest to, że jest to forma elektroniczna. Oczywiście skutkiem podpisania dokumentu takim podpisem jest zachowanie formy pisemnej. Żeby jednak taką formę zachować, musisz dostarczyć dokument wypowiedzenia lub dyscyplinarki w formie elektronicznej.

Doręcznie w formie elektronicznej

Doręczenie w formie elektronicznej dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym może nastąpić np.:

  • poprzez wysłanie pracownikowi dokumentu mailem – pod warunkiem, że masz pewność, że pracownik z tego maila korzysta. Fajnie by było, gdybyś miał też potwierdzenie odczytania wiadomości (najlepiej, gdyby wcześniej pracownik podpisał stosowne oświadczenie o korzystaniu z poczty e-mail);
  • poprzez wysłanie dokumentu jakimkolwiek komunikatorem (np. WhatsApp, Messenger, sms) – ważne, żebyś wybrał konto osobiste pracownika oraz żeby był to komunikator, który pokaże Ci datę i godzinę odczytania wiadomości z dokumentem.

Moim zdaniem najfajniejszym sposobem na „zdalne” dostarczenie wypowiedzenia lub dyscyplinarki jest zorganizowanie z pracownikiem telekonferencji. Podczas tego zdalnego spotkania wysyłasz mu w wiadomości/komunikatorze operatora telekonferencji podpisany dokument. Jest  to uważam świetny sposób na wręczenie dokumentu z rozwiązaniem umowy, bo pozwala jednocześnie na rozmowę i wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości.

Oczywiście w ww. przypadkach do wiadomości załączamy podpisany elektronicznie dokument a nie jego skan (sic!).

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: (22) 501 56 10e-mail: sekretariat@kkz.com.pl

Praca zdalna to już dzisiaj szara codzienność. Może poukładałeś sobie już organizację pracy, ale są takie problemy, które wychodzą dopiero po czasie.

Jednym z takich problemów jest rozwiązanie umowy o pracę w formie zdalnej.

Powiesz – jaki to problem? Wysyłam pocztą i załatwione.

Ja powiem – czasem zwolnienie jest załatwione, a czasem to ty jesteś załatwiony.

O problemach z doręczeniem wypowiedzenia czy dyscyplinarki pisałam już w tym wpisie ->>>> Jak rozwiązać umowę z pracownikiem pracującym zdalnie? cz. 1 – doręczenia. 

A teraz na tapet weźmiemy formę pisemną i podpisy.

Porozumienie stron – forma

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron nie jest obwarowane jakimiś szczególnymi wymogami. Ważne, żeby obie strony chciały rozwiązać umowę. Oznacza to, że przy takim sposobie rozwiązania umowy możemy zastosować formę jaką chcemy. Ważne jest tylko, żeby było to jakkolwiek utrwalone w razie konieczności przedstawienia różnym organom jako dowód rozwiązania umowy (np. kontrola ZUS, sąd etc.)

Przykłady jak strony mogą zawrzeć porozumienie stron:

  • każda ze stron składa swoj odręczny podpis na dokumencie porozumienia i wysyła do drugiej strony pocztą lub kurierem;
  • każda ze stron składa na dokumencie w wersji elektronicznej swoj kwalifikowany podpis elektroniczny;
  • obie strony składają swoje podpisy w formie podpisu ePUAP lub jedna składa przez ePUAP a druga kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
  • jedna ze stron sklada podpis elektroniczny a druga odręczny.

Tych form można wymienić jeszcze więcej, ale tak jak napisałam wyżej nie ma to większego znaczenia. Chodzi przede wszystkim o dowód i warunki rozwiązania umowy o pracę.

Forma wypowiedzenia lub dyscyplinarki

Jedną z ważniejszych formalności związanych z wręczeniem wypowiedzenia lub dyscyplinarki jest zachowanie formy pisemnej przez pracodawcę. Co to znaczy forma pisemna?

Na dzień dzisiejszy przepisy za formę pisemną uznają jedynie klasyczny podpis pod dokumentem, ewentualnie kwalifikowany podpis elektroniczny (o tym kiedy jakiego podpisu mozna użyć – dalej).

Oznacza to, że formy pisemnej nie spełnia wysłanie skanu podpisanego dokumentu mailem, what’s upem, sms-em.

Rodzaje podpisów

Jakie mamy rodzaje podpisów?

  • odręczny;
  • kwalifikowany podpis elektroniczny;
  • ePUAP;
  • e-Dowód.

Podpis odręczny

Podpisu odręcznego chyba nie muszę nikomu wyjasniać, jest to najzwyklejszy podpis: imię i nazwisko napisane odręcznie na kartce papieru pod dokumentem. Jest to forma najbardziej tradycyjna.

Przy pracy zdalnej moższesz ją wykorzystac jedynie przy doręczeniu wypowiedzenia/dyscyplinarki pocztą lub kurierem.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Jest to podpis, który przepisy uznają za równoważny formie pisemnej, a więc możliwy do wykorzystania przy rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

Bardziej szczegółowy opis tej formy podpisu znajdziesz w nastepnym moim wpisie z tej serii ->>>> Jak rozwiązać umowę z pracownikiem pracującym zdalnie? cz. 3 – podpis kwalifikowany

Podpis ePUAP

Na rynku funkcjonuje też możliwość podpisania dokumentow podpisem zaufanym (ePUAP). Wspominałam Ci o tym wyżej, przy okazji podpisu pod dokumentem porozumienia stron.

Dostaję często pytania od moich klientów, szczególnie tych którzy nie posiadaja podpisów kwalifikowanych, czy podpisanie wypowiedzenia czy dyscyplinarki ePUAPem spełni wymogi formy pisemnej?

Otóż nie.

Dokument podpisany podpisem zaufanym (przez ePUAP) nie może być uważany za dochowanie formy pisemnej w rozumieniu przepisów prawa pracy. Zgodnie z przepisami podpis ten został stworzony do podpisywania dokumentów urzędowych (składanych podmiotom realizującym zadania publiczne).

Podpis e-Dowodem

A teraz mi powiesz: przecież są jeszcze nowe dowody osobiste – i nowa możliwość podpisu e-Dowodem.

I tak, owszem, jest to nowy, fajny podpis elektroniczny.

Wada?

Podpis ten ma skutek taki jak forma odręczna, jeżeli obie strony wyrażaja na to zgodę. Dlatego do rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron wydaje się być świetny.

Niemniej jednak nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny i dlatego nie jest z automatu równy formie pisemnej.

Jeżeli chcesz stosować ten rodzaj podpisu elektronicznego w taki sposób, żeby jego użycie zapewniało dochowanie formy pisemnej, musisz przewidzieć taką możliwość np. w umowie o pracę.

Jesli nie masz wcześniej takiej zgody pracownika, niestety nie możesz uznać takiego podpisu za formę pisemną 🙁

W kolejnym wpisie dowiesz się czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny i dlaczego uważam go za najlepszy przy rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem pracującym zdalnie.

cdn.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: (22) 501 56 10e-mail: sekretariat@kkz.com.pl

Praca zdalna, praca zdalna, praca zdalna.

Temat numer 1 ostatniego roku.

Jeszcze przed rokiem wiele osób wyobrażało sobie pracę zdalną jako wielkie szczęście. Praca wszędzie nawet pod palmami była kuszącą alternatywą dla smutnego biura. Nawet pracodawcy traktowali ją jako bonus dla pracowników.

Co dał nam ostatni rok?

Pokazał smutną rzeczywistość. Pracownicy zaczęli pracować z domu, bez realnego kontaktu ze swoimi kolegami, bez kawy z ekspresu w biurze. Wielu z nich w nowej rzeczywistości zaczęło pracować w sposób mniej zorganizowany. Prowadziło to często do pracy ponadnormatywnej. Pracy tej nie ułatwiały pracownikom zamknięte szkoły i e-nauczanie. Praca zdalna dla wielu, w warunkach pandemii, okazała się trudniejsza niż stacjonarna.

Pracodawcy z kolei z jednej strony odkryli korzyści wynikające z oszczędności na pracy zdalnej pracowników, a z drugiej musieli się zmierzyć z realnymi problemami organizacyjnymi.

Pierwszym wyzwaniem byl oczywiście bieżący nadzór. Bardzo szybko dołączył do tego problem rozwiązywania stosunków pracy z pracowniakami pracującymi zdalnie.

Jak zwolnić pracownika pracującego zdalnie?

W czym tkwi problem? Skoro pracownik jest zatrudniony, to przecież można go też zwolnić.

Tak, zgadzam się, że można, ale jak:

  • wręczyć wypowiedzenie / dyscyplinarkę?
  • podpisać dokument wypowiedzenia/rozwiązania umowy?
  • nie narazić się na ryzyko zakwestionowania dokumentu w związku ze zbyt późnym dojściem do adresata, bądź dojściem w niewłaściwym terminie.

Trochę tych niewiadomych jest…

W jaki sposób doręczyć zwolnienie pracownikowi pracującemu zdalnie?

Osobiste wręczenie

Oczywiście można zaprosić pracownika do biura, spotkać się z nim osobiście i w trakcie spotkania wręczyć dokument. To jest rozwiązanie klasyczne, ale w czasach pandemii trudne do wykonania z uwagi na różne obostrzenia lub wewnętrzne procedury pracodawcy.

Drugim sposobem, również osobistym, jest wysłanie kilku osób od pracodawcy jako delegacji do domu pracownika (wskazanego miejsca świadczenia pracy w czasie pracy zdalnej). Niestety, tak jak podany wcześniej sposób, w czasie pandemii może sie nie sprawdzić.

Doręczenie pocztą

Kolejnym sposobem na zwolnienie pracownika jest doręczenie mu dokumentu w tradycyjnej formie pocztowej za potwierdzeniem odbioru. Wysyłasz po prostu dokument na adres zamieszkania pracownika i jak odbierze to:

  • umowa się rozwiąże – jeśli wysłałeś dyscyplinarkę;
  • rozpocznie bieg okres wypowiedzenia – jeśli wysłałeś wypowiedzenie.

Ryzyko, jakie widzę w tym sposobie doręczenia wypowiedzenia to oprócz problemów z samą skutecznością doręczenia (o czym niżej), jest jeszcze ryzyko odroczonego skutku. Co mam na myśli? A na przykład problem z L-4 tzn. w dniu wysyłki wypowiedzenia pracownik nie jest na L-4, ale już w momencie jego dostarczenia przez pocztę, jest. I co wtedy? Liczy się moment doręczenia, a więc jeśli chciałeś doręczyć zwykłe wypowiedzenia, naruszyłeś art. 41 Kodeksu pracy. (chcesz poczytasz o zwolnieniu pracownika na L-4 wejdź tutaj->>>Jak zwolnić pracownika, gdy nie ma go w pracy).

A co jeśli nie odbierze?

Heh, no właśnie… tu pojawia się problem. Do czasu wprowadzenia przepisów antycovidowych mieliśmy do czynienia z automatycznym skutkiem doręczenia, jeśli parcownik nie podjął awiza z poczty. Uznawało się, że dniem doręczenia jest ostatni dzień kiedy pracownik mógł podjąć przesyłkę z poczty.

Niestety po wprowadzeniu przepisów antycovidowych ten automatyczny skutek został zawieszony na czas pandemii. Oznacza to, że niestety przesyłka wróci do pracodawcy a pracodawca nie uzyska skutku w postaci doręczenia dokumentu.

W kolejnych częściach, które ukażą się niebawem napiszę wam o formie pisemnej, podpisach i podam jeszcze jeden fajny i chyba najskuteczniejszy sposób na doręczenia w czasie covidu.

cdn.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: (22) 501 56 10e-mail: sekretariat@kkz.com.pl

Zwolnienia grupowe to temat ostatnio dość chodliwy. Czy każde zwolnienie wielu osób naraz to od razu zwolnienia grupowe? A co jeśli moje zwolnienia już podpadają pod zwolnienia grupowe?

To pierwszy wpis z serii o zwolnieniach grupowych. Temat jest zbyt poważny i obszerny na 1 wpis.

Zaczynamy!

Gdy pomysł zwolnień przyszedł Ci do głowy.

Masz trudną sytuację w firmie, słabiej idzie, spadła produkcja, sprzedaż…. mogę powiedzieć tylko na pocieszenie, że nie jesteś sam. W tych trudnych czasach wiele firm dostało mocno w kość.

Chcesz przetrwać, bo na pewno przyjdą lepsze czasy, a ten cały koszmar się skończy.

Tylko jak to zrobić?

Myślisz sobie: niestety muszę uciąć część załogi, nie dam rady inaczej….

Smutna prawda jest taka, że w wielu biznesach (choć nie wszystkich), największym kosztem stałym jest koszt pracownika. Nie będę się tutaj wyżywać na naszym Państwie i prawie, bo musiałabym chyba założyć całego nowego bloga. Prawda jest taka, że w każdym kraju są jakieś trudności, tylko inne.

Wracając do tematu… Zwolnienie pracowników to chcąc, nie chcąc bardzo dobry sposób na zmniejszenie kosztów bieżących.

Od czego zacząć zwolnienia?

Skoro podjąłeś już decyzję, że sposobem na przetrwanie będzie zwolnienie części załogi, zrób to z głową.

Pierwszym krokiem, jaki należy zrobić to zastanowić się kogo zwolnić? To ile osób zwolnisz może mieć wpływ na ewentualne zastosowanie procedury zwolnień grupowych.

To strategiczna decyzja z równych względów:

  • zostawiasz tych pracowników, bez których Twój biznes nie przetrwa;
  • zostawiasz tych pracowników, bez których Twój biznes nie podniesie się po trudnym okresie (pracowników trudno zastępowalnych, ze szczególnymi kompetencjami);
  • co do tych, których wybierzesz, musisz albo zredukować etaty przez nich zajmowane albo dokonać likwidacji stanowisk (o likwidacji i redukcji możesz poczytaj tu.)

Ważne jest również ustalenie, ilu pracowników będzie obejmowało zwolnienie. Może to mieć wpływ na uznanie czy Twoje zwolnienia będą objęte procedurą zwolnień grupowych.

Kiedy możesz mieć do czynienia ze zwolnieniami grupowymi?

Po pierwsze, zwolnieniami grupowymi mogą się zajmować tylko Ci z Was, którzy zatrudniają więcej niż 20 pracowników. Przepisy, które regulują procedury i wymogi dotyczące tych zwolnień, są przewidziane dla pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób.

Jeśli jednak zatrudniasz tyle osób, to procedura zwolnień grupowych będzie Cię dotyczyć, gdy w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:

  • 10 pracowników – gdy  zatrudniasz mniej niż 100 pracowników;
  • 10% pracowników – gdy zatrudniasz co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników;
  • 30 pracowników – gdy zatrudniasz co najmniej 300 pracowników.

Ile kosztuje zwolnienie z pracy?

Tak, dobrze przeczytałeś, zwolnienie pracownika to nie tylko oszczędności. Czasem trzeba najpierw zapłacić, zanim osiągniesz swoje cele ekonomiczne.

Pierwszym kosztem, jaki musisz wziąć na swoje barki to koszt utrzymania pracownika przez okres wypowiedzenia.

Drugim kosztem jest ewentualny ekwiwalent za urlop, jaki będziesz musiał wypłacić pracownikowi, jeśli nie wykorzysta w pełni urlopu w trakcie zatrudnienia. Uwaga! Pamiętaj o tym – możesz oszczędzić ten koszt wysyłając pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia.

Trzecim kosztem, dotyczącym tylko pracodawców zatrudniających powyżej 20 osób jest odprawa. Acha…właśnie tak! Odprawę musisz wypłacić obowiązkowo, tylko jeśli zwalniasz pracowników z przyczyn, które ich nie dotyczą, ale tylko, gdy zatrudniasz więcej niż 20. Jeśli zatrudniasz mniej osób, odprawy płacić nie musisz.

Jaka jest wysokość odprawy?

Jeśli już musisz wypłacić odprawę, to wyniesie ona minimum (bo zawsze możesz zapłacić więcej):

  • 1-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik pracował krócej niż 2 lata;
  • 2-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik pracował od 2 do 8 lat;
  • 3-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik pracował ponad 8 lat.

Maksymalna wysokość odprawy to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Cdn.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: (22) 501 56 10e-mail: sekretariat@kkz.com.pl

Podobno „Kto pyta, nie błądzi”. Cieszą mnie Wasze pytania, często bardzo konkretne, dotyczące danej sytuacji. Pomyślałam, że z korzyścią dla Was będzie gromadzić je w jednym miejscu i udzielać na nie odpowiedzi. Stąd pomysł na mój cykl…

„Najczęściej zadawane pytania o …”

 

Dzisiaj „na tapet” biorę temat likwidacji stanowiska i pieniędzy.

Także zaczynamy…

O likwidacji stanowiska z różnych powodów możecie przeczytać:

Jak z klasą zlikwidować lub zredukować etaty?

Zwolnienie pracownika a sprzedaż przedsiębiorstwa.

Likwidacja stanowiska a odprawa

Redukcja a likwidacja etatu

 

Wraz z tymi publikacjami pojawiły się pytania.

Pytanie 1

„Zatrudniamy 21 pracowników i likwidujemy 1 stanowisko pracy, więc chcemy złożyć wypowiedzenie pracownicy podając taką przyczynę – likwidacja jej stanowiska pracy. W takim przypadku należy się jej odprawa i za ile miesięcy? Proszę podać postawę prawną.”

Odpowiedź:

Tak, odprawa będzie się należeć pracownikowi. Odprawa będzie należna, ponieważ w chwili likwidacji stanowiska zatrudniacie Państwo więcej niż 20 pracowników oraz przyczyna wypowiedzenia nie dotyczy pracownika. Wysokość odprawy jest zależna od tego, ile czasu pracownik był u Państwa zatrudniony. Wysokość odprawy może wynieść (wg ustawy) od 1 do 3 pensji pracownika. Do opisanej przez Panią sytuacji stosuje się odprawy tak jak przy zwolnieniach grupowych (nawet jeśli zwalniacie Państwo 1 osobę).

Podstawa prawna: ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Pytanie 2

Witam, chciałabym się dowiedzieć czy wraz z likwidacja stanowiska w firmie pracodawca proponując mi inne stanowisko może zmniejszyć mi wynagrodzenie, proponuje niższe stanowisko?

Odpowiedź:

Tak, w przypadku likwidacji stanowiska, pracodawca może zmniejszyć Pani wynagrodzenie, zmieniając jednocześnie stanowisko. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik jest osobą szczególnie chronioną przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy. Wtedy pracodawca jest zobowiązany do końca okresu, w którym występuje szczególna ochrona, wypłacać dodatek wyrównawczy, co oznacza pozostawienie w tym okresie takiego samego wynagrodzenia, jak przed likwidacją.

Jeśli macie jakieś pytania, możecie je zadawać w komentarzach pod tym artykułem, lub pod artykułami dotyczącymi poruszającymi istotne dla Was zagadnienia. Bądźcie pewni, że odpowiem.

 

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: (22) 501 56 10e-mail: sekretariat@kkz.com.pl