W poprzednich wpisach z tej serii pisałam Ci o sposobach doręczania rozwiązania umowy o pracę pracownikowi pracującemu zdalnie, a także o tym, jak takie dokumenty podpisywać. W ostatnim wpisie brakowało opisu jednego podpisu – kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Uważam go za genialny wynalazek, choć ryzykowny. Użycie tego podpisu w celu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem pracującym zdalnie to według mnie idealne rozwiązanie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Są to po prostu dane w postaci elektronicznej, powiązane z konkretną osobą. Podpis ten musi być weryfikowany za pomocą certyfikatu. To jest ważna rzecz.
Żeby podpisanie wypowiedzenia czy dyscyplinarki było skuteczne, podpis musi być złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Istotne jest jeszcze, żeby certyfikat taki był wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, wpisanego do rejestru kwalifikowanych usług zaufania. Uważaj, bo takich dostawców jest obecnie jedynie 9.
W celu dochowania formy pisemnej wypowiedzenia czy dyscyplinarki podpis elektroniczny musi być:
- złożony na dokumencie elektronicznym (word/pdf);
- złożony w okresie ważności certyfikatu;
- zabezpieczony certyfikatem wydanym przez dostawcę wpisanego do rejestru.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – czy dla każdego?
I teraz ciekawostka – każdy ma możliwość skorzystania z takiego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Krajowa Izba Rozliczeniowa oferuje bowiem każdemu jednorazowy kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir.
Minusem tej formy jest to, że jest to forma elektroniczna. Oczywiście skutkiem podpisania dokumentu takim podpisem jest zachowanie formy pisemnej. Żeby jednak taką formę zachować, musisz dostarczyć dokument wypowiedzenia lub dyscyplinarki w formie elektronicznej.
Doręcznie w formie elektronicznej
Doręczenie w formie elektronicznej dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym może nastąpić np.:
- poprzez wysłanie pracownikowi dokumentu mailem – pod warunkiem, że masz pewność, że pracownik z tego maila korzysta. Fajnie by było, gdybyś miał też potwierdzenie odczytania wiadomości (najlepiej, gdyby wcześniej pracownik podpisał stosowne oświadczenie o korzystaniu z poczty e-mail);
- poprzez wysłanie dokumentu jakimkolwiek komunikatorem (np. WhatsApp, Messenger, sms) – ważne, żebyś wybrał konto osobiste pracownika oraz żeby był to komunikator, który pokaże Ci datę i godzinę odczytania wiadomości z dokumentem.
Moim zdaniem najfajniejszym sposobem na „zdalne” dostarczenie wypowiedzenia lub dyscyplinarki jest zorganizowanie z pracownikiem telekonferencji. Podczas tego zdalnego spotkania wysyłasz mu w wiadomości/komunikatorze operatora telekonferencji podpisany dokument. Jest to uważam świetny sposób na wręczenie dokumentu z rozwiązaniem umowy, bo pozwala jednocześnie na rozmowę i wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości.
Oczywiście w ww. przypadkach do wiadomości załączamy podpisany elektronicznie dokument a nie jego skan (sic!).
Dzień dobry!
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }