Praca zdalna to już dzisiaj szara codzienność. Może poukładałeś sobie już organizację pracy, ale są takie problemy, które wychodzą dopiero po czasie.
Jednym z takich problemów jest rozwiązanie umowy o pracę w formie zdalnej.
Powiesz – jaki to problem? Wysyłam pocztą i załatwione.
Ja powiem – czasem zwolnienie jest załatwione, a czasem to ty jesteś załatwiony.
O problemach z doręczeniem wypowiedzenia czy dyscyplinarki pisałam już w tym wpisie ->>>> Jak rozwiązać umowę z pracownikiem pracującym zdalnie? cz. 1 – doręczenia.
A teraz na tapet weźmiemy formę pisemną i podpisy.
Porozumienie stron – forma
Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron nie jest obwarowane jakimiś szczególnymi wymogami. Ważne, żeby obie strony chciały rozwiązać umowę. Oznacza to, że przy takim sposobie rozwiązania umowy możemy zastosować formę jaką chcemy. Ważne jest tylko, żeby było to jakkolwiek utrwalone w razie konieczności przedstawienia różnym organom jako dowód rozwiązania umowy (np. kontrola ZUS, sąd etc.)
Przykłady jak strony mogą zawrzeć porozumienie stron:
- każda ze stron składa swoj odręczny podpis na dokumencie porozumienia i wysyła do drugiej strony pocztą lub kurierem;
- każda ze stron składa na dokumencie w wersji elektronicznej swoj kwalifikowany podpis elektroniczny;
- obie strony składają swoje podpisy w formie podpisu ePUAP lub jedna składa przez ePUAP a druga kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
- jedna ze stron sklada podpis elektroniczny a druga odręczny.
Tych form można wymienić jeszcze więcej, ale tak jak napisałam wyżej nie ma to większego znaczenia. Chodzi przede wszystkim o dowód i warunki rozwiązania umowy o pracę.
Forma wypowiedzenia lub dyscyplinarki
Jedną z ważniejszych formalności związanych z wręczeniem wypowiedzenia lub dyscyplinarki jest zachowanie formy pisemnej przez pracodawcę. Co to znaczy forma pisemna?
Na dzień dzisiejszy przepisy za formę pisemną uznają jedynie klasyczny podpis pod dokumentem, ewentualnie kwalifikowany podpis elektroniczny (o tym kiedy jakiego podpisu mozna użyć – dalej).
Oznacza to, że formy pisemnej nie spełnia wysłanie skanu podpisanego dokumentu mailem, what’s upem, sms-em.
Rodzaje podpisów
Jakie mamy rodzaje podpisów?
- odręczny;
- kwalifikowany podpis elektroniczny;
- ePUAP;
- e-Dowód.
Podpis odręczny
Podpisu odręcznego chyba nie muszę nikomu wyjasniać, jest to najzwyklejszy podpis: imię i nazwisko napisane odręcznie na kartce papieru pod dokumentem. Jest to forma najbardziej tradycyjna.
Przy pracy zdalnej moższesz ją wykorzystac jedynie przy doręczeniu wypowiedzenia/dyscyplinarki pocztą lub kurierem.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Jest to podpis, który przepisy uznają za równoważny formie pisemnej, a więc możliwy do wykorzystania przy rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.
Bardziej szczegółowy opis tej formy podpisu znajdziesz w nastepnym moim wpisie z tej serii ->>>> Jak rozwiązać umowę z pracownikiem pracującym zdalnie? cz. 3 – podpis kwalifikowany
Podpis ePUAP
Na rynku funkcjonuje też możliwość podpisania dokumentow podpisem zaufanym (ePUAP). Wspominałam Ci o tym wyżej, przy okazji podpisu pod dokumentem porozumienia stron.
Dostaję często pytania od moich klientów, szczególnie tych którzy nie posiadaja podpisów kwalifikowanych, czy podpisanie wypowiedzenia czy dyscyplinarki ePUAPem spełni wymogi formy pisemnej?
Otóż nie.
Dokument podpisany podpisem zaufanym (przez ePUAP) nie może być uważany za dochowanie formy pisemnej w rozumieniu przepisów prawa pracy. Zgodnie z przepisami podpis ten został stworzony do podpisywania dokumentów urzędowych (składanych podmiotom realizującym zadania publiczne).
Podpis e-Dowodem
A teraz mi powiesz: przecież są jeszcze nowe dowody osobiste – i nowa możliwość podpisu e-Dowodem.
I tak, owszem, jest to nowy, fajny podpis elektroniczny.
Wada?
Podpis ten ma skutek taki jak forma odręczna, jeżeli obie strony wyrażaja na to zgodę. Dlatego do rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron wydaje się być świetny.
Niemniej jednak nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny i dlatego nie jest z automatu równy formie pisemnej.
Jeżeli chcesz stosować ten rodzaj podpisu elektronicznego w taki sposób, żeby jego użycie zapewniało dochowanie formy pisemnej, musisz przewidzieć taką możliwość np. w umowie o pracę.
Jesli nie masz wcześniej takiej zgody pracownika, niestety nie możesz uznać takiego podpisu za formę pisemną 🙁
W kolejnym wpisie dowiesz się czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny i dlaczego uważam go za najlepszy przy rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem pracującym zdalnie.
cdn.
Dzień dobry!
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }